Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Selatan
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi atau PPID Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Selatan adalah unit kerja yang bertugas mengelola, menyimpan, menyediakan, dan menyampaikan informasi publik kepada masyarakat secara profesional, transparan, dan akuntabel. Keberadaan PPID di lingkungan Kantah Jakarta Selatan merupakan wujud komitmen terhadap pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, yang menjamin hak masyarakat untuk memperoleh informasi dari badan publik secara cepat dan tepat.
1. Pengertian dan Peran PPID
PPID adalah pejabat yang memiliki tanggung jawab atas pengelolaan data dan informasi yang berada di Kantor Pertanahan. Tugasnya meliputi penghimpunan, pendokumentasian, pelayanan, serta pengamanan informasi yang akan disampaikan kepada publik. Melalui PPID, Kantah Jakarta Selatan memastikan bahwa setiap masyarakat memiliki akses terhadap informasi pertanahan secara mudah dan transparan.
Peran PPID sangat penting untuk menjaga kredibilitas lembaga. Dengan adanya sistem keterbukaan informasi, masyarakat dapat mengetahui berbagai kegiatan, kebijakan, serta program pelayanan yang dijalankan oleh Kantah Jakarta Selatan tanpa hambatan birokrasi yang rumit.
2. Dasar Hukum Pembentukan PPID
PPID dibentuk berdasarkan beberapa ketentuan resmi yang menjadi dasar hukum penyelenggaraan keterbukaan informasi publik, antara lain:
Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan UU Keterbukaan Informasi Publik.
Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 6 Tahun 2018 tentang Pengelolaan Informasi Publik di Lingkungan Kementerian ATR/BPN.
Dengan dasar hukum ini, setiap unit kerja ATR/BPN termasuk Kantah Jakarta Selatan wajib memiliki PPID yang berfungsi untuk menjamin keterbukaan informasi kepada publik.
3. Struktur PPID Kantor Pertanahan Jakarta Selatan
Struktur PPID di Kantah Jakarta Selatan terdiri dari beberapa unsur yang bekerja secara terintegrasi, antara lain:
PPID Pelaksana, yang dipimpin oleh Kepala Kantor Pertanahan sebagai penanggung jawab tertinggi pengelolaan informasi.
Petugas Pengumpul Data dan Informasi, bertugas mengelola dan mengklasifikasikan data yang dapat dan tidak dapat dipublikasikan.
Petugas Layanan Informasi, bertugas melayani masyarakat yang mengajukan permohonan informasi publik baik secara langsung maupun melalui sistem daring.
Petugas Dokumentasi dan Arsip, bertugas menyimpan serta memastikan keamanan data yang telah dikumpulkan.
Dengan struktur ini, PPID Kantah Jakarta Selatan dapat menjalankan fungsi pelayanan publik secara efisien dan sistematis.
4. Jenis Informasi Publik yang Dikelola PPID
PPID Kantor Pertanahan Jakarta Selatan mengelola beberapa kategori informasi yang dapat diakses oleh masyarakat, antara lain:
Informasi Berkala, yaitu informasi yang wajib disampaikan secara rutin seperti laporan kinerja, keuangan, dan program kerja.
Informasi Serta-Merta, yaitu informasi yang wajib diumumkan segera apabila berkaitan dengan kepentingan publik, misalnya pengumuman program nasional atau kebijakan mendesak.
Informasi Setiap Saat, yaitu informasi yang tersedia kapan pun masyarakat membutuhkannya, misalnya data layanan, formulir permohonan, dan panduan pengurusan sertifikat.
Informasi Dikecualikan, yaitu informasi yang tidak dapat dibuka untuk umum karena menyangkut rahasia negara, data pribadi, atau proses hukum yang sedang berjalan.
5. Mekanisme Permintaan Informasi Publik
Masyarakat yang ingin memperoleh informasi publik dari Kantor Pertanahan Jakarta Selatan dapat mengajukan permohonan melalui PPID dengan langkah-langkah berikut:
Pemohon mengajukan permintaan informasi secara tertulis, baik secara langsung di kantor pelayanan maupun melalui sistem daring yang disediakan.
PPID melakukan verifikasi terhadap identitas pemohon dan jenis informasi yang diminta.
PPID memproses permintaan tersebut dan memberikan jawaban tertulis dalam jangka waktu yang telah ditetapkan sesuai peraturan.
Apabila informasi tidak dapat diberikan karena termasuk kategori rahasia, PPID wajib memberikan penjelasan tertulis mengenai alasan penolakannya.
Mekanisme ini dirancang agar masyarakat dapat memperoleh informasi dengan mudah tanpa prosedur yang berbelit.
6. Prinsip Pelayanan PPID Kantah Jakarta Selatan
PPID Kantah Jakarta Selatan menjalankan tugasnya berdasarkan prinsip-prinsip keterbukaan, kecepatan, ketepatan, dan tanggung jawab. Setiap informasi yang disampaikan kepada publik harus bersifat akurat, valid, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Selain itu, PPID juga mengutamakan pelayanan yang ramah, transparan, dan berorientasi pada kepuasan masyarakat. Semua pegawai yang terlibat dalam layanan PPID dibekali dengan pelatihan etika pelayanan publik agar mampu menghadapi permintaan informasi dengan profesional.
7. Inovasi Digital dalam Pelayanan Informasi
Sebagai bagian dari transformasi digital di lingkungan Kementerian ATR/BPN, Kantah Jakarta Selatan telah mengembangkan sistem pelayanan informasi berbasis digital. Melalui integrasi dengan platform aplikasi internal lembaga, masyarakat dapat mengakses informasi publik secara online tanpa harus datang langsung ke kantor.
Sistem digital ini juga memungkinkan pelacakan status permohonan informasi secara transparan. Dengan demikian, pelayanan menjadi lebih cepat, efisien, dan bebas dari potensi penyalahgunaan.
8. Tanggung Jawab dan Etika PPID
PPID memiliki tanggung jawab moral dan administratif dalam menjaga keakuratan data serta melindungi informasi yang bersifat rahasia. Dalam menjalankan tugasnya, PPID wajib memegang teguh etika pelayanan publik, menjaga kerahasiaan data pribadi, serta menghindari penyalahgunaan informasi untuk kepentingan pribadi atau pihak lain.
Setiap informasi yang diberikan kepada publik telah melalui proses verifikasi agar tidak menimbulkan kesalahan persepsi atau penyebaran data yang tidak valid.
9. Pengawasan dan Evaluasi Kinerja PPID
Kinerja PPID Kantah Jakarta Selatan dievaluasi secara berkala oleh Kementerian Agraria dan Tata Ruang. Evaluasi ini mencakup kecepatan pelayanan, kualitas informasi, tingkat kepuasan masyarakat, serta kepatuhan terhadap regulasi keterbukaan informasi publik.
Hasil evaluasi digunakan sebagai dasar untuk memperbaiki sistem pelayanan dan memperkuat profesionalisme aparatur PPID dalam menjalankan tugasnya.
10. Kesimpulan
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Kantor Pertanahan Jakarta Selatan merupakan bagian penting dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan yang terbuka, transparan, dan berorientasi pada pelayanan publik. Melalui PPID, masyarakat dapat memperoleh informasi yang benar, akurat, dan mudah diakses sesuai dengan prinsip keterbukaan informasi.
Kantah Jakarta Selatan berkomitmen untuk terus memperkuat peran PPID dengan dukungan teknologi digital, integritas pegawai, dan sistem pengelolaan data yang modern. Dengan demikian, lembaga ini mampu menjadi contoh dalam pelaksanaan pelayanan publik yang transparan, profesional, dan berkeadilan di lingkungan Kementerian ATR/BPN.